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Projekt Management Office (PMO)

Alles im Griff? Alles im Blick? Mit einem PMO?

Die Aufgaben eines Projekt Management Office (PMO) können unterschiedlicher Natur sein. Zumindest kommen in der Realität unter dem Begriff PMO oftmals unterschiedliche Definitionen zum Einsatz, verursacht unter anderem auch dadurch, dass keine einheitliche und eindeutige Definition nach PM-Methodiken, Lehrbüchern oder Deutsche Industrie Normung (DIN) existiert.

Grundlegend finden sich in der Realität drei Typen eines PMO, welche so oder teilweise auch in Mischformen zum Einsatz kommen:

  • Strategisches PMO
    auf organisationsübergreifender Ebene implementiert, erstellt und beschreibt das PMO die Vorgaben für die Organisation. Es werden Standards, Prozesse, Methoden und Werkzeuge entwickelt, eingeführt / etabliert und auch weiterentwickelt.
  • Überwachendes PMO
    auf organisationsübergreifender Ebene oder auch innerhalb einer Organisationseinheit angesiedelt, welches alle Programme und Projekte eines Unternehmens oder einer Organisationseinheit hinsichtlich Zeit, Kosten und Qualität kontrolliert und / oder auch für ein Projektportfolio Management verantwortlich ist.
  • Unterstützendes PMO
    welches gezielt innerhalb einzelner Projekte oder Programme mit größerer Komplexität installiert wird, um die Definition, Etablierung und Einhaltung von Konzepten und Methoden im Rahmen des Projekt Management zu unterstützen und um für die koordinierte Abarbeitung der Teilprojekte zu sorgen. Dadurch werden Programm- / Projektleiter deutlich entlastet.

Im Umfeld der drei genannten PMOs kommen somit eine ganze Reihe an Aufgaben und Verantwortungen zum Einsatz – um nur einige zu nennen:

  • Anforderungsmanagements (Koordination und Priorisierung von Projektanträgen/-ideen)
  • Projekt-Portfolio- und -Programm-Management für das Unternehmen
  • Systematische Identifizierung und Analyse von Risiken innerhalb eines Projektportfolios oder eines Multiprojekt-/Programm-Kontextes
  • Entwicklung und Weiterentwicklung der Projektmanagement-Methodik eines Unternehmens oder innerhalb von Organisationseinheiten (i.dR. nach Standard-Methodiken wie GPM/IPMA, PMI/PMBOK, PRINCE2)
  • Methodische Beratung und Coaching von Mitarbeitern, Projektleitern, Führungskräften
  • Entwicklung und Durchführung von PM-Trainings für Projektmitarbeiter und -leiter
  • Durchführung von Projekt-Audits und Reviews
  • Bereitstellung und Verwaltung eines Projektleiter-Pools sowie Skillmanagement der Projektmitarbeiter und Projektleiter
  • Knowledge Management für Projekte

Welches PMO brauche ich?

Dies lässt sich pauschal nicht beantworten. Die individuellen Rahmenbedingungen eines Unternehmens oder einer Organisationseinheit müssen hierbei berücksichtigt werden. Wir helfen Ihnen bei der Analyse Ihrer Situation sowie bei der Definition und Implementierung Ihres PMO, oder übernehmen dies für Sie komplett als externer Partner.

Unser Ansatz bei den ersten Schritten zur Etablierung eines PMO: Weniger ist mehr!

Die Funktion eines PMO ist unter anderem auf die Akzeptanz im Unternehmen angewiesen. Eine Überforderung der Organisation durch zu viele, oder im schlimmsten Fall, durch operativ nicht anwendbare Regelungen muss daher unbedingt vermieden werden.

Durch die langjährige Erfahrung unseres hochqualifizierten Teams und unsere hohe Praxisorientierung haben wir pragmatische aber praktikable Lösungen entwickelt, welche in wenigen Schritten und in kurzer Zeit umgesetzt werden können.

Wir helfen:

  • Transparenz zu schaffen
  • den Informationsfluss und die Kommunikation in Projekten und zu Projektbeteiligten zu gewährleisten
  • bei Koordination und Integration von Projekt und Teilprojekten
  • ein zielgerichtetes Reporting zu initiieren und zu etablieren
  • die Projektausrichtung und -steuerung zu optimieren
  • Projektrahmenbedingungen, Ansätze, Methoden, Werkzeuge und „Spielregeln“ zu definieren und konsequent deren Einhaltung sicherzustellen